Combien ça coute ?

Développer un portail métier, mettre en place une infrastructure adaptée, sécuriser les données, automatiser certains processus et accompagner les utilisateurs représente un investissement.

Mais posée seule, cette question oublie l’essentiel.

La vraie question devrait être :

« Combien mon fonctionnement actuel me coûte-t-il chaque année et combien puis-je économiser en l’améliorant ? »

Le coût invisible du fonctionnement actuel

Dans beaucoup d’entreprises, personne ne mesure réellement le temps consacré chaque jour à des opérations qui pourraient être simplifiées.

Chercher un mail.

Retrouver une pièce jointe.

Demander à un collègue la dernière version d’un document.

Ressaisir dans un logiciel les informations reçues par mail.

Reporter des données dans Excel.

Créer manuellement un devis ou un document à partir d’informations déjà présentes ailleurs.

Envoyer un dossier à un collègue.

Vérifier si une opération a bien été réalisée.

Rechercher l’historique d’un client.

Pris séparément, chacun de ces gestes ne représente que quelques minutes.

Multipliés par le nombre de salariés et par environ 220 jours travaillés dans l’année, ils peuvent représenter des centaines, voire des milliers d’heures.

Vingt minutes par jour peuvent déjà coûter très cher

Prenons volontairement un exemple simple.

Une entreprise compte 10 collaborateurs.

Une meilleure organisation informatique leur permet d’économiser seulement 20 minutes par jour.

Cela représente environ :

10 salariés × 20 minutes × 220 jours = 733 heures par an.

Avec un coût complet du travail estimé, pour l’exemple, à 35 euros de l’heure, ce sont près de :

25 700 euros par an.

Et nous ne parlons que de vingt minutes par jour.

Le calcul mérite évidemment d’être adapté à chaque entreprise. Mais il montre pourquoi le prix d’un développement ne peut pas être analysé sans mesurer le coût du fonctionnement qu’il doit remplacer.

Un projet à 40 000 euros n’est certainement pas une dépense de 40 000 euros

Imaginons maintenant un projet de portail métier et d’infrastructure représentant un investissement de 40 000 euros.

Présenté seul, le chiffre peut sembler important.

Mais si ce système permet d’économiser 20 000 ou 25 000 euros de temps improductif chaque année, la lecture change complètement.

L’entreprise n’achète plus simplement « un logiciel à 40 000 euros ».

Elle investit dans un outil destiné à réduire durablement ses coûts de fonctionnement.

C’est exactement comme l’achat d’une machine dans une entreprise industrielle : son prix n’a de sens que comparé à ce qu’elle permet de produire, d’automatiser ou d’économiser.

Et il existe des dispositifs de financement

La transformation numérique des entreprises fait par ailleurs l’objet de dispositifs publics d’accompagnement.

France Num recense de nombreuses aides financières destinées aux TPE et PME : subventions, chèques numériques, prêts, garanties et dispositifs territoriaux.

Selon les programmes et les territoires, certaines dépenses liées à la transformation numérique peuvent être éligibles : diagnostic, accompagnement, prestations externes, logiciels, développement d’applications, outils métiers ou équipements nécessaires au projet.

Les conditions et les taux de prise en charge varient fortement d’un dispositif à l’autre.

Cela signifie qu’avant de renoncer à un projet de 20 000, 40 000 ou 80 000 euros en regardant uniquement son montant brut, il faut rechercher les financements auxquels l’entreprise peut prétendre.

Une aide publique ne doit toutefois jamais servir à justifier un mauvais projet.

Le projet doit être rentable pour l’entreprise avant d’être subventionnable. L’aide éventuelle vient améliorer son financement.

Raisonner en investissement net

Prenons une simulation.

Un projet représente 40 000 euros.

Supposons, uniquement pour illustrer le calcul, qu’un dispositif applicable permette de financer 40 % des dépenses éligibles.

L’investissement restant serait alors de 24 000 euros.

Si le portail permet parallèlement d’économiser environ 20 000 euros par an en temps de travail, ressaisies, recherches et traitements administratifs, la question n’est plus :

« Est-ce que je veux dépenser 40 000 euros ? »

Elle devient :

« Est-ce que je souhaite investir 24 000 euros pour tenter d’économiser environ 20 000 euros par an pendant plusieurs années ? »

Ce n’est évidemment qu’une simulation. Les économies comme les aides doivent être vérifiées et chiffrées pour chaque entreprise.

Mais c’est cette méthode de raisonnement qui permet de prendre une décision économique sérieuse.

Mesurer avant de développer

Un bon projet de transformation numérique devrait donc commencer par des mesures.

Combien d’heures sont consacrées chaque semaine à rechercher des informations ?

Combien de fois une même donnée est-elle saisie ?

Combien de documents sont produits manuellement ?

Combien d’opérations nécessitent l’intervention d’une personne alors qu’elles pourraient être automatisées ?

Combien coûte l’ensemble des abonnements logiciels ?

Combien de temps faut-il pour retrouver le dossier complet d’un client ?

Combien d’erreurs proviennent d’informations dupliquées entre plusieurs outils ?

Ces chiffres permettent progressivement de donner un prix au fonctionnement actuel.

Et c’est seulement à ce moment-là que le prix du nouveau système devient réellement comparable.

Il faut également compter les abonnements

Le développement d’une solution spécifique semble parfois coûteux parce que son prix est visible immédiatement.

Les solutions SaaS donnent l’impression inverse.

49 euros par mois ici.

129 euros par mois là.

20 euros par utilisateur ailleurs.

Un stockage supplémentaire, un CRM, une solution de signature, un outil de gestion de projet, une application métier, une plateforme d’automatisation…

Aucune facture ne semble particulièrement importante.

Mais additionnées sur cinq ou dix ans, elles peuvent représenter des sommes considérables.

Une entreprise de 20 salariés dépensant en moyenne 100 euros par salarié et par mois pour différentes solutions numériques représente déjà :

24 000 euros par an, soit 120 000 euros sur cinq ans.

Encore faut-il que tous ces outils communiquent correctement entre eux.

Le portail métier crée aussi un patrimoine pour l’entreprise

Il existe enfin une différence fondamentale entre empiler des abonnements et construire son système d’information.

Lorsqu’une entreprise structure correctement ses données, ses processus et ses outils, elle constitue progressivement un véritable patrimoine numérique.

Clients.

Contacts.

Historique.

Devis.

Factures.

Contrats.

Interventions.

Documents.

Procédures.

Statistiques.

Connaissance métier.

Ces informations ne doivent plus être dispersées entre des boîtes mail, des fichiers Excel et une multitude de plateformes indépendantes.

Elles deviennent une ressource organisée de l’entreprise.

La question n’est donc pas seulement « combien ça coûte ? »

Lorsqu’un dirigeant demande le prix d’un portail métier, il faut évidemment lui répondre.

Mais un professionnel sérieux devrait également être capable de lui présenter quatre autres chiffres :

le coût actuel de son organisation, les économies raisonnablement envisageables, les financements éventuellement mobilisables et le délai estimé de retour sur investissement.

Un projet informatique ne devrait pas être vendu sur une promesse technologique.

Il devrait pouvoir être défendu économiquement.

Avant de demander :

« Combien va me coûter mon nouveau système informatique ? »

une entreprise devrait donc commencer par poser une autre question :

« Combien me coûte chaque année le fait de continuer à travailler comme aujourd’hui ? »