ERP : pourquoi une entreprise ne peut plus se contenter d’une gestion dispersée

Cette organisation reste fréquente dans les PME.

Elle fonctionne tant que l’activité reste limitée. Mais avec la croissance apparaissent les doubles saisies, les informations contradictoires, les erreurs et surtout une difficulté majeure : personne ne dispose réellement d’une vision complète de l’entreprise.

C’est précisément le rôle d’un ERP, ou progiciel de gestion intégré : réunir les grandes fonctions de gestion autour d’une information commune.

Une information ne devrait être saisie qu’une fois

C’est probablement le principe le plus important d’un ERP.

Un prospect devient client.

Ses coordonnées ne devraient pas être saisies une deuxième fois pour établir un devis, une troisième pour la commande et une quatrième pour la facture.

Le processus doit être continu :

Prospect → Client → Devis → Commande → Livraison ou prestation → Facture → Paiement

Chaque étape réutilise les informations de la précédente.

On réduit ainsi les ressaisies, les erreurs et le temps administratif.

L’ERP devient la référence administrative de l’entreprise

Un bon ERP permet de répondre immédiatement à des questions essentielles :

Quels devis sont en attente ?

Quelles factures ne sont pas réglées ?

Quel est le chiffre d’affaires d’un client ?

Quels produits sont en stock ?

Quelles commandes fournisseurs sont attendues ?

Quels contrats arrivent à échéance ?

Quel est l’état des paiements ?

Sans ERP, ces réponses nécessitent parfois de consulter plusieurs logiciels et fichiers Excel.

Avec un système correctement organisé, l’information existe déjà et peut être exploitée immédiatement.

L’ERP permet également d’automatiser

L’intérêt ne consiste pas seulement à centraliser les données.

Une commande validée peut déclencher une préparation.

Une prestation terminée peut déclencher une facturation.

Une facture arrivée à échéance peut générer une relance.

Un stock passant sous un seuil peut créer une alerte.

Un règlement bancaire peut être rapproché d’une facture.

L’ERP transforme ainsi des opérations administratives répétitives en processus largement automatisables.

Et quelques minutes économisées sur une opération effectuée plusieurs milliers de fois par an représentent rapidement un gain considérable.

Un ERP n’a pas besoin de tout faire

C’est une erreur fréquente.

L’ERP doit gérer ce qu’il sait bien gérer : clients, fournisseurs, devis, commandes, facturation, produits, stocks, comptabilité ou projets selon les besoins.

Mais il ne doit pas obligatoirement devenir le logiciel unique de l’entreprise.

Une PME peut disposer d’un portail métier adapté à son activité et utiliser l’ERP comme moteur administratif et financier.

Par exemple :

Portail métier

↓

Client / Contrat / Intervention

↓

ERP

↓

Devis / Commande / Facture / Paiement / Comptabilité

Les deux systèmes communiquent par API.

L’entreprise bénéficie ainsi du meilleur des deux mondes : un outil sur mesure pour son métier et un ERP éprouvé pour la gestion.

Les ERP libres ont profondément changé le marché

Pendant longtemps, un ERP professionnel était associé à des projets coûteux, des licences importantes et des éditeurs spécialisés.

Cette époque a largement évolué.

Les solutions open source ont atteint un niveau de maturité qui permet aujourd’hui de couvrir une grande partie des besoins des PME et parfois d’organisations beaucoup plus importantes.

Dolibarr, par exemple, couvre de nombreuses fonctions de gestion : CRM, devis, commandes, facturation, produits, stocks, projets et différents processus administratifs.

ERPNext propose également un environnement ERP open source très complet.

Il existe d’autres solutions libres capables de répondre à des besoins plus spécifiques.

Le choix doit évidemment être réalisé après analyse des processus de l’entreprise.

Mais écarter une solution simplement parce qu’elle est libre n’a aujourd’hui plus beaucoup de sens.

Plus cher ne signifie pas nécessairement meilleur

C’est un point essentiel.

Un ERP vendu plusieurs centaines d’euros par utilisateur et par mois n’est pas automatiquement meilleur qu’une solution open source.

Il peut proposer davantage de fonctions, un écosystème particulier, des certifications, des intégrations spécifiques ou un support répondant à certaines exigences.

Mais une entreprise ne doit pas acheter une liste de fonctionnalités.

Elle doit acheter une réponse à ses besoins.

Si une PME utilise 15 % des capacités d’un ERP très coûteux alors qu’une solution libre couvre parfaitement ses processus, le prix supérieur ne crée pas automatiquement de valeur supplémentaire.

Le logiciel libre n’est pas du logiciel gratuit

C’est également une confusion qu’il faut éviter.

Installer un ERP open source ne signifie pas que l’ERP ne coûtera rien.

Il faut analyser les besoins.

Installer l’infrastructure.

Configurer le logiciel.

Importer les données.

Définir les droits.

Former les utilisateurs.

Créer éventuellement des interfaces avec les autres applications.

Effectuer les mises à jour.

Sauvegarder.

Superviser.

Assurer le support.

Le logiciel peut être libre. Le travail nécessaire pour construire un système fiable ne l’est pas.

Mais la nature de la dépense change.

Au lieu de consacrer une part importante du budget au simple droit d’utiliser le logiciel, l’entreprise peut consacrer davantage de ressources à l’intégration, la formation, l’adaptation et la maintenance de son propre système.

L’absence de licence par utilisateur peut changer l’équation économique

Le modèle économique de nombreux logiciels propriétaires repose sur le nombre d’utilisateurs.

À 10 salariés, le coût paraît raisonnable.

À 50, il devient important.

À 100, il peut représenter une dépense annuelle considérable.

Certaines solutions libres permettent de sortir de cette logique.

Ajouter un commercial, un technicien ou un responsable ne signifie pas nécessairement acheter une nouvelle licence au même tarif.

L’entreprise doit évidemment dimensionner son infrastructure et son support.

Mais le coût n’augmente plus nécessairement de manière strictement proportionnelle au nombre de comptes créés.

Pour une PME en croissance, cette différence peut devenir stratégique.

Le code ouvert apporte également de l’indépendance

Un autre avantage est souvent plus important que le prix.

Avec un ERP open source, l’entreprise peut disposer d’une plus grande liberté concernant l’hébergement, l’intégration et le choix du prestataire, selon la licence et l’architecture du produit retenu.

Elle peut héberger son ERP sur son infrastructure.

Dans un datacenter.

Dans une VM.

Éventuellement dans des conteneurs.

Elle peut conserver ses propres sauvegardes.

Et surtout, elle peut éviter que le fonctionnement de l’entreprise repose exclusivement sur la décision commerciale d’un fournisseur unique.

Cette indépendance possède une valeur.

Une API peut être plus importante que cent fonctionnalités

Lors du choix d’un ERP, les entreprises comparent souvent des listes de fonctions.

Il faudrait également regarder la capacité du logiciel à communiquer avec les autres systèmes.

Une bonne API permet au portail métier de créer un client dans l’ERP.

De récupérer ses factures.

De transmettre une commande.

De vérifier un paiement.

De synchroniser certains produits.

L’ERP devient alors une véritable brique du système d’information.

Pour une PME moderne, un ERP ouvert et correctement interconnecté peut être beaucoup plus utile qu’un logiciel extrêmement complet mais difficile à intégrer.

Le véritable coût d’un ERP se calcule sur plusieurs années

Pour comparer deux solutions, il faut additionner :

licences ;

hébergement ;

installation ;

paramétrage ;

migration ;

développements spécifiques ;

formation ;

maintenance ;

support ;

sauvegardes ;

et coût d’une éventuelle sortie.

C’est le coût total de possession qui compte.

Un logiciel très bon marché peut devenir coûteux s’il nécessite énormément de développements.

Inversement, une solution open source correctement adaptée peut devenir extrêmement rentable lorsqu’elle est utilisée pendant dix ans.

La qualité de l’intégrateur compte parfois davantage que le nom de l’ERP

Un excellent ERP mal installé donnera un mauvais système.

Un ERP correctement choisi mais mal paramétré créera des frustrations.

Et un ERP extrêmement coûteux ne corrigera jamais des processus mal définis.

Avant de choisir le logiciel, il faut donc comprendre :

comment travaille l’entreprise ;

quelles informations sont réellement nécessaires ;

quelles opérations doivent être automatisées ;

quels logiciels doivent communiquer ;

et quelles données doivent devenir les références.

C’est seulement ensuite qu’il faut choisir l’outil.

L’audit doit précéder le produit.

L’ERP doit simplifier l’entreprise, pas lui imposer sa complexité

Un bon ERP ne se mesure pas au nombre de boutons présents dans son interface.

Il se mesure au nombre d’opérations inutiles qu’il permet de supprimer.

Moins de doubles saisies.

Moins de fichiers Excel parallèles.

Moins de recherches dans les mails.

Moins d’erreurs entre devis et factures.

Moins de temps passé à produire des tableaux manuellement.

Et davantage d’informations immédiatement disponibles.

C’est cela qui produit le retour sur investissement.

Libre ou propriétaire : poser la bonne question

La question n’est finalement pas :

« Un ERP libre est-il aussi bon qu’un ERP propriétaire ? »

Cette opposition est devenue trop simpliste.

La bonne question est :

« Quel ERP répond le mieux à nos processus, s’intègre à notre système, garantit l’accès à nos données et présente le meilleur coût total sur plusieurs années ? »

Pour de nombreuses PME, une solution open source mature peut aujourd’hui parfaitement répondre à cette équation.

Et lorsqu’elle est correctement intégrée à un portail métier, hébergée sur une infrastructure maîtrisée, sauvegardée et administrée par des professionnels, elle peut rivaliser sur les fonctions utiles avec des solutions propriétaires beaucoup plus coûteuses.

L’argent économisé sur les licences peut alors être investi là où il apporte souvent davantage de valeur :

dans l’analyse, l’intégration, l’automatisation, la formation, la sécurité et le développement des outils réellement spécifiques au métier de l’entreprise.

Car le meilleur ERP n’est pas nécessairement celui qui coûte le plus cher.

C’est celui qui fait gagner le plus de temps à l’entreprise tout en lui permettant de conserver la maîtrise de ses données et de son organisation.