Le gars qui s'y connait

Cette personne est souvent précieuse au quotidien.

Le problème commence lorsqu’on lui confie une mission d’une tout autre nature : concevoir le système d’information de l’entreprise et accompagner sa transformation numérique.

Car savoir utiliser des outils informatiques et savoir construire une architecture adaptée à une entreprise sont deux métiers très différents.

Le réflexe : chercher immédiatement un logiciel

Lorsqu’un besoin apparaît, le premier réflexe est souvent de chercher une solution immédiatement exploitable.

Il faut partager des fichiers ? On ouvre un espace cloud.

Il faut gérer des clients ? On prend un CRM en ligne.

Il faut organiser des rendez-vous ? On ajoute un agenda partagé.

Il faut gérer des interventions ? On cherche une application spécialisée.

Il faut automatiser quelque chose ? On souscrit encore un service.

Chaque décision prise isolément peut sembler parfaitement raisonnable.

Quelques années plus tard, l'entreprise se retrouve pourtant avec dix ou quinze outils différents, autant de comptes utilisateurs, plusieurs abonnements mensuels et surtout des informations dispersées partout.

Le problème n'est donc pas nécessairement la qualité de ces logiciels.

Le problème est l'absence d'architecture globale.

Utiliser une solution standard n'est pas une stratégie informatique

Microsoft 365, Google Workspace, Dropbox, un CRM SaaS ou un ERP du marché peuvent être d'excellents outils.

Mais choisir un produit connu n'est pas, en soi, une stratégie de système d'information.

Avant de choisir un logiciel, il faudrait comprendre comment fonctionne réellement l'entreprise :

• d'où arrivent les informations ;
• qui les traite ;
• quelles sont les étapes d'un dossier ;
• quelles données doivent être conservées ;
• quelles informations sont communes à plusieurs services ;
• quelles tâches peuvent être automatisées ;
• quelles données doivent rester sous le contrôle de l'entreprise ;
• comment les outils devront évoluer dans cinq ou dix ans.

Ce travail demande une vision d'ensemble.

Le piège du « ça fonctionne »

C'est probablement l'un des pièges les plus dangereux.

Une solution peut parfaitement fonctionner techniquement et être très mauvaise pour l'entreprise.

Un fichier Excel partagé peut fonctionner.

Une arborescence de dossiers peut fonctionner.

Une boîte mail utilisée comme système d'archivage peut fonctionner.

Une succession de logiciels SaaS indépendants peut également fonctionner.

Jusqu'au jour où l'entreprise grossit.

Les doublons apparaissent. Les collaborateurs ne savent plus quelle information est la bonne. Certaines données restent dans les boîtes mail individuelles. Des opérations sont ressaisies plusieurs fois. Des fichiers circulent en pièces jointes. Des abonnements s'accumulent.

Et lorsqu'un salarié quitte l'entreprise, une partie de la connaissance peut partir avec lui.

Un système informatique ne doit donc pas simplement fonctionner aujourd'hui. Il doit permettre à l'entreprise de fonctionner correctement demain.

Le vrai danger : adapter l'entreprise aux logiciels

Lorsqu'on ne dispose que d'un catalogue limité de solutions connues, on finit souvent par modifier le fonctionnement de l'entreprise pour l'adapter aux logiciels disponibles.

Cela devrait généralement être l'inverse.

L'informatique doit partir des processus métier.

Comment une commande arrive-t-elle ?

Comment devient-elle un dossier ?

Qui doit intervenir ?

Quels documents sont produits ?

Qui doit les valider ?

Que doit voir le client ?

Que doit voir la direction ?

Que doit conserver l'entreprise ?

Une fois ces questions posées, on peut décider intelligemment ce qui doit être traité par un ERP, un logiciel existant, une solution libre, un développement spécifique ou simplement une automatisation.

L'outil le moins cher peut devenir très coûteux

Les solutions immédiatement disponibles donnent souvent une impression d'économie.

20 euros par utilisateur ici.

15 euros par utilisateur là.

Une application à 99 euros par mois.

Un stockage supplémentaire.

Un outil de signature.

Un autre pour les formulaires.

Un autre pour les interventions.

Pris séparément, les montants paraissent faibles.

Mais il faut également compter le temps passé à ressaisir les informations, rechercher des documents, maintenir les comptes, former les salariés et contourner les limites des différents logiciels.

Le véritable coût d'un système d'information ne se trouve donc pas uniquement sur les factures des éditeurs.

Il se trouve aussi dans le temps perdu par l'entreprise.

Concevoir avant d'acheter

Une transformation numérique sérieuse ne devrait donc pas commencer par :

« Quel logiciel allons-nous acheter ? »

Elle devrait commencer par :

« Comment notre entreprise fonctionne-t-elle et comment voulons-nous qu'elle fonctionne demain ? »

C'est seulement ensuite que viennent les choix techniques.

Parfois, la meilleure réponse sera Microsoft 365.

Parfois ce sera un ERP libre.

Parfois une application SaaS spécialisée.

Parfois une infrastructure interne.

Et parfois un portail métier développé autour des processus spécifiques de l'entreprise.

Il n'existe pas de réponse universelle.

C'est précisément pour cette raison qu'un véritable projet informatique commence par un audit et une architecture, pas par un catalogue de produits.

Le bon informaticien n'est pas celui qui connaît le plus de logiciels

La compétence la plus importante n'est finalement pas de connaître par cœur Microsoft, Google, Synology, Dropbox ou le dernier logiciel à la mode.

C'est de savoir dire :

« Avant de choisir un produit, je veux comprendre votre métier. »

Un bon architecte informatique peut parfaitement recommander une solution simple et standard lorsqu'elle correspond au besoin.

Mais il doit également être capable de reconnaître ses limites et de proposer une autre architecture lorsqu'elles deviennent incompatibles avec le fonctionnement de l'entreprise.

Le danger n'est donc pas le « gars qui s'y connaît en informatique ».

Il peut même être extrêmement utile.

Le danger est de confondre dépannage informatique, maîtrise de quelques produits et capacité à concevoir le système d'information d'une entreprise.

Car installer un logiciel prend parfois quelques minutes.

Construire un système d'information capable d'accompagner une entreprise pendant dix ans demande d'abord de comprendre l'entreprise elle-même.