Conseils aux entreprises
pourquoi une PME doit se méfier des solutions proposées avant même l’audit
Les conseils qui commencent par le choix d'un produit sont généralement déconnectés de toute logique métier. On s'aperçoit que ces société sont simplement en recherche de vente des seules solutions qu'elles connaissent.
Informatique :
« Il vous faut Microsoft 365. »
« Il faut migrer dans le cloud. »
« Vous avez besoin de ce logiciel de gestion. »
« Nous allons remplacer votre serveur. »
« Il vous faut vingt licences de cette solution. »
Ces propositions peuvent parfois être parfaitement justifiées. Mais lorsqu'elles arrivent avant même qu'un prestataire ait réellement étudié le fonctionnement de l'entreprise, elles devraient provoquer une question très simple :
Comment peut-on connaître la solution avant d'avoir identifié le problème ?
Pour une PME, le choix d'un prestataire informatique ne devrait donc pas uniquement porter sur les technologies qu'il maîtrise ou les produits qu'il commercialise.
Il faut également comprendre son modèle économique et sa méthode de travail.
Car il existe une différence fondamentale entre une société dont le métier consiste à analyser un besoin puis à rechercher une solution et une société dont l'activité consiste principalement à vendre des licences, du matériel ou une gamme de produits déterminée.
Le diagnostic doit venir avant l'ordonnance
La première mission d'un prestataire devrait être de comprendre l'entreprise.
Comment travaillent les salariés ?
Où sont stockés les documents ?
Comment sont gérés les clients ?
Comment circulent les devis ?
Comment fonctionne la facturation ?
Comment sont organisés les rendez-vous ?
Quelles informations passent par le mail ?
Quelles opérations nécessitent encore une double saisie ?
Quelles sont les applications réellement indispensables ?
Que se passe-t-il lorsqu'Internet tombe en panne ?
Où sont les sauvegardes ?
Ont-elles déjà été restaurées ?
Quels sont les projets de l'entreprise pour les prochaines années ?
Sans ces informations, proposer une architecture complète revient en grande partie à travailler avec des hypothèses.
Un véritable audit commence donc par des questions, pas par un catalogue.
Un prestataire peut être techniquement compétent et commercialement orienté
Il faut éviter une confusion importante.
Une société peut disposer d'excellents techniciens et proposer des solutions de qualité tout en ayant un modèle économique fortement orienté vers la vente de licences ou de matériels.
Ce n'est pas nécessairement incompatible avec les intérêts du client.
Mais cela peut créer un biais.
Si une entreprise tire une partie importante de ses revenus de la vente et du renouvellement d'une solution particulière, elle aura naturellement tendance à très bien connaître cette solution et à la proposer régulièrement.
Le problème apparaît lorsque l'on passe de :
« Cette solution correspond à votre besoin »
à :
« Nous allons faire entrer votre besoin dans la solution que nous commercialisons. »
La différence peut sembler subtile.
Sur plusieurs années, elle peut coûter très cher.
Le catalogue ne doit pas remplacer l'architecture
Une PME n'a pas nécessairement besoin d'un produit supplémentaire à chaque nouveau problème.
Lorsqu'un salarié rencontre des difficultés pour partager des documents, la réponse n'est pas automatiquement l'achat d'une nouvelle solution collaborative.
Lorsqu'il devient difficile de suivre les clients, la réponse n'est pas nécessairement une nouvelle licence CRM.
Lorsque les collaborateurs ne retrouvent plus leurs documents, le problème ne se résout pas obligatoirement en achetant davantage de stockage.
Il faut d'abord comprendre pourquoi l'organisation actuelle ne fonctionne plus correctement.
Le problème peut provenir du classement.
Des droits d'accès.
De l'absence de procédures.
D'une mauvaise intégration entre deux applications.
D'une utilisation excessive du mail.
D'un logiciel déjà présent mais mal configuré.
Ou simplement d'un processus devenu inadapté à la croissance de l'entreprise.
Dans certains cas, la meilleure solution informatique consiste précisément à ne rien acheter de plus.
Un bon audit peut conclure qu'il faut conserver l'existant
C'est probablement l'un des meilleurs tests de l'indépendance du conseil.
Un audit informatique sérieux ne doit pas obligatoirement se terminer par un remplacement.
Il peut parfaitement conclure :
« Votre serveur peut encore être conservé trois ans. »
« Vous possédez déjà le logiciel nécessaire. Il faut mieux le configurer. »
« Le problème vient de votre organisation documentaire, pas de votre stockage. »
« Il faut d'abord revoir votre processus avant d'acheter un nouvel ERP. »
« Cette application n'est presque plus utilisée : supprimons-la. »
Un audit qui conduit à supprimer des co